1. Błędy formalne i proceduralne w decyzjach
administracyjnych
- Brak wszystkich wymaganych elementów decyzji (np. daty,
podpisu, uzasadnienia faktycznego i prawnego – art. 107 KPA)
- Nieuzasadnione odstępowanie od obowiązku uzasadnienia
decyzji
- Nieprawidłowa klasyfikacja decyzji jako „milczącej zgody” –
brak podstawy prawnej
- Wydanie decyzji bez uprzedniego wezwania do uzupełnienia
braków
2. Nieprawidłowości w prowadzeniu
dokumentacji
- Niekompletne akta sprawy: brak wymaganych załączników (np.
oświadczeń, zaświadczeń, kserokopii dowodów osobistych)
- Brak dokumentów potwierdzających ustalenia faktyczne (np. brak
notatek służbowych po przeprowadzonym wywiadzie)
- Brak czytelnego oznaczenia spraw i kolejności działań
- Akta niechronologiczne lub brak potwierdzeń odbioru
korespondencji
3. Nieprzestrzeganie terminów
- Przekraczanie terminów ustawowych na wydanie decyzji (30 lub 60
dni)
- Opóźnienia w wypłatach świadczeń, mimo kompletności
dokumentów
- Nieterminowe przekazywanie dokumentów do innych instytucji (np.
ZUS, USC)
4. Niewłaściwe stosowanie przepisów prawa
materialnego
- Błędna kwalifikacja dochodu (np. nieuwzględnienie dochodu
utraconego/zwiększonego)
- Przyznanie świadczenia mimo braku przesłanek ustawowych
- Błędne przyjęcie, że dana osoba spełnia kryterium dochodowe,
mimo że przekraczała próg
- Zastosowanie przepisów bez podstawy prawnej (np. uznaniowość
tam, gdzie obowiązuje automat)
5. Nieprawidłowości w zwrotach i nienależnie pobranych
świadczeniach
- Brak decyzji określających obowiązek zwrotu nienależnie
pobranych świadczeń
- Opóźnienia lub brak działań windykacyjnych
- Brak podstawy do umarzania lub odraczania spłat – decyzje
nieprawidłowo udokumentowane
- Niewłaściwe naliczanie odsetek ustawowych
6. Problemy z kontrolą wewnętrzną i
zarządczą
- Brak procedur kontroli wewnętrznej lub nieaktualne
procedury
- Brak dokumentów potwierdzających weryfikację poprawności
przyznania świadczeń
- Brak działań naprawczych po wcześniejszych kontrolach
- Niewykonywanie zaleceń pokontrolnych w terminie
7. Nieprawidłowe wykorzystanie systemów informatycznych
(SR, Empatia)
- Rozbieżności między danymi w systemie a dokumentacją
papierową
- Brak wydruków potwierdzających rejestrację wniosków i
decyzji
- Opóźnienia w rejestracji danych w systemie – wpływające na
wypłatę świadczeń
8. Problemy z dostępem do informacji lub brakiem
przejrzystości
- Utrudniony dostęp do dokumentów dla kontrolujących
- Nieprzygotowane zestawienia lub statystyki (np. liczba spraw,
wypłaty wg rodzaju świadczeń)
- Brak przekazanych danych wymaganych przez przepisy (np. do
Wydziału Polityki Społecznej)
Dobre praktyki, które chronią przed negatywnymi
uwagami:
- Regularna samokontrola i checklisty dla pracowników
- Szkolenia z KPA i decyzji administracyjnych
- Dbanie o kompletność akt i dokumentacji pomocniczej
- Procedury i instrukcje wewnętrzne – pisemne i
aktualizowane
- Bieżące wdrażanie zaleceń pokontrolnych (wraz z dokumentacją
realizacji)
